Spis Treści:

4 gadżety

6 ludzie

16 inwestycje

18 historie gospodarcze

20 lotniska świata

26 wokół kół

32 relaks

34 kultura

42 savoir-vivre

44 barek

Wszystko o negocjacjach

Rozmowa z Jackiem Walkiewiczem – psychologiem specjalizującym się w mentoringu i szkoleniach z zakresu rozwoju osobistego, wykładowcą i prezesem Europejskiego Instytutu Rozwoju Kadr. Rozmawiała: Marzena Mróz

W jaki sposób możemy zdefiniować pojęcie negocjacji?

Negocjacje to metoda prowadząca do osiągnięcia porozumienia w sytuacji, gdy – po pierwsze – istnieje różnica interesów między stronami, a – po drugie – gdy rozwiązanie sporu nie jest proste i oczywiste. Negocjujemy, gdy łączy nas przedmiot negocjacji i kiedy istnieją miedzy nami rozbieżności. Przystępujemy do rokowań, kiedy istnieje możliwość porozumienia, osiągnięcia kompromisu. Najbardziej klasyczne negocjacje to negocjacje handlowe. Przy nich najłatwiej jest zdefiniować przedmiot sporu.

Co jeszcze może być przedmiotem negocjacji?

Negocjować można niemal wszystko – zarówno w życiu zawodowym, jak i w życiu osobistym. Począwszy od wysokości pensji, czasu urlopu, miejsca parkingowego, karnetu do fitness clubu, skończywszy na negocjacjach z partnerem, mężem czy żoną. W tym przypadku przedmiotem negocjacji może być marka samochodu, wielkość kupowanego mieszkania czy miejsce, w którym chcemy spędzić wakacje.

Czego w takim razie negocjować nie możemy?

Nie możemy negocjować przedmiotu, który jest wartością, ponieważ wartości są nienegocjowalne. Przykładem może być wiara, postawy moralne, za które ludzie oddają życie. Jeśli coś jest dla kogoś wartością, trudno znaleźć argumenty, które spowodowałyby jej zmianę. Wartości nie odbieramy na poziomie logiczno-rozumowym, ale na poziomie duchowo-emocjonalnym. Jeśli więc w sporze dotykamy wartości najistotniejszych dla partnera, takie negocjacje nie mają szansy powodzenia.

Czy dotyczy to również życia codziennego?

Również w życiu codziennym negocjacje nie powiodą się, jeśli dotyczą takich wartości, jak lojalność, przyjaźń, uczciwość. Chyba że jedna ze stron dysponuje siłą i przy jej pomocy wymusza. Tylko wtedy nie możemy już mówić o negocjacjach.

Co decyduje o powodzeniu negocjacji?

Do negocjacji trzeba się przygotować: precyzyjnie określić ich przedmiot, określić i ocenić swoje oczekiwania i swoje siły negocjacyjne, opracować i przyjąć własną strategię negocjacyjną, a także zebrać informacje o oczekiwaniach i sile drugiej, przeciwnej strony. Kolejna ważna sprawa, już podczas przeprowadzania negocjacji, to: nawiązanie kontaktu i zbudowanie relacji, umiejętne zarządzanie emocjami swoimi i partnera, umiejętne zadawanie pytań i przedstawienie skutecznej argumentacji. Pomocna będzie znajomość technik manipulacyjnych i umiejętność obrony przed nimi. Ważne, aby dojść do rozwiązania satysfakcjonującego dwie strony.

Czy kompromis jest najlepszym rozwiązaniem w negocjacjach?

Nie, ponieważ zakłada, że strony rezygnują z tego, co chciały osiągnąć. A najlepszym rozwiązaniem jest sytuacja, gdy każda ze stron uzyskuje to, co chciała. Na przykład: jeśli siedemnastolatek chce pójść na dyskotekę, a rodzice boją się i nie chcą wyrazić na to zgody, kompromis polegający na tym, że syn pojedzie, ale wróci o 21, nie będzie satysfakcjonujący ani dla nastolatka, który nie będzie się dobrze bawił, ani dla rodziców, którzy nie przestaną się denerwować o syna. Lepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby został na dyskotece do 23, ale pojechał tam ze starszym rodzeństwem. W sytuacjach biznesowych takim kompromisem jest dzielenie różnicy na pół, czyli jeśli partnera satysfakcjonuje cena 5 zł, a nas 10 zł, to różnicę – 5 zł – dzielimy na pół. W ten sposób osiągamy kompromis przy kwocie 7,5 zł. Ale czy on może być satysfakcjonujący, jeżeli nasza kalkulacja zakłada, że 10 to jest minimum, które nas interesuje? Tak samo partner mógł przeznaczyć tylko 5 zł, więc 7,5 zł, mimo że jest wynikiem kompromisu, nie będzie go zadowalało. Dlatego lepsze może być szukanie dalszych rozwiązań typu: dobrze, niech będzie 10, ale dodatkowo chcemy dostać, na przykład, dłuższy termin płatności.

Jakie błędy popełniamy najczęściej w negocjacjach?

Mówi się, że negocjacje to więcej potu niż polotu. Najważniejsze jest dobre przygotowanie do negocjacji i ono decyduje o sukcesie. Negocjacje nie powinny być improwizowane. Kolejny częsty błąd to nieumiejętność zarządzania swoimi emocjami. Podniesiony głos, obrażanie się, utrata panowania nad swoimi reakcjami – szybko prowadzą do impasu. Kolejne niebezpieczeństwo to nieznajomość technik manipulacyjnych partnera i uleganie im. Wreszcie – nieznajomość swojej siły w negocjacjach, swojego punktu oporu, poziomu aspiracji i tak zwanej BATNA.

Co oznaczają te zagadnienia?

To podstawowe pojęcia w negocjacjach. Punkt oporu to nasze minimalne oczekiwania, poniżej których nie możemy zejść, ponieważ nie będziemy usatysfakcjonowani. Poziom aspiracji to nasze oczekiwania maksymalne, z których osiągnięcia będziemy najbardziej zadowoleni. BATNA – Best Alternative to Negotiated Agreement – to najlepsza alternatywa w przypadku, gdyby negocjacje zakończyły się niepowodzeniem. To nasze koło ratunkowe, na przykład inny oferent, kupujący, zainteresowany transakcją. Każde posunięcie w negocjacjach należy oceniać w stosunku do naszej BATNA. Jeśli oferta drugiej strony jest lepsza od naszej BATNA, należy rozważyć jej akceptację. Jeśli jest gorsza, trzeba się domagać jej modyfikacji lub przerwać negocjacje.

Nieznajomość własnej BATNA jest źródłem słabości, gdyż nie wiemy, w którym momencie powinniśmy przerwać rokowania. Zwykle zdolność odejścia od stołu negocjacyjnego jest źródłem siły, ponieważ oznacza, że mamy inne alternatywy.

Jakie są najczęściej stosowane techniki manipulacyjne w negocjacjach?

Oto kilka najpopularniejszych. Dobry i zły policjant – polega to na tym, że jedna osoba jest miła, sympatyczna i otwarta na porozumienie, a druga wręcz przeciwnie – jest agresywna, nieprzyjazna, bezkompromisowa. Technika pustego portfela polega na zasłanianiu się brakiem pieniędzy w celu uzyskania większego ustępstwa cenowego. Technika dokręcania śruby to nic innego jak wielokrotne domaganie się uatrakcyjnienia oferty. Technika zwana nagrodą w raju polega na obietnicy w zamian za spełnienie naszych oczekiwań dziś bliżej nieokreślonych korzyści w dalszej, nieokreślonej przyszłości. Rosyjski front – to przedstawienie dwóch nieatrakcyjnych rozwiązań, na przykład: albo dacie nam 30 proc. rabatu, albo wydłużymy termin płatności do 120 dni. Optyk z Brooklinu – technika polegająca na przedstawieniu oferty cenowej, a następnie uzupełnieniu jej przy jednoczesnym podwyższeniu ceny. Na przykład optyk informuje, że okulary kosztują 100 zł, następnie dowiadujemy się, że jest to cena samych oprawek, po chwili słyszymy dodatkową kwotę za szkła, robociznę, itd. Ostatecznie okazuje się, że okulary kosztują 500 zł, a klient podjął decyzję o ich zakupie przy kwocie 100 zł. Równie popularne techniki manipulacyjne to: technika udanego szoku – polegająca na teatralnym wyrażeniu swojego zdziwienia; technika Colombo – polegająca na udawaniu niedoświadczonego negocjatora; technika skubania – polegająca na próbie uzyskania dodatkowych korzyści w ostatniej fazie negocjacji, oraz bardzo popularna technika „spotkajmy się w połowie drogi”, czyli ja chcę 5, ty 10, niech więc zostanie 7,5...

Czy różnice kulturowe mają wpływ na przebieg negocjacji?

Tak i mają one ogromne znaczenie. Potrafią zdecydować o sukcesie lub szybkiej porażce. Różnice te mogą dotyczyć podejścia do czasu trwania negocjacji, przywiązania do reguł i rytuałów, znaczenia słów i gestów. Ważny jest również fakt, czy mamy do czynienia z grupowym podejmowaniem decyzji (kolektywizm), czy z koncentracją na najważniejszych osobach, tak zwany top man. Amerykanie i Kanadyjczycy lubią negocjacje dynamiczne, konkretne, nieprzedłużające się (time is money), ze sporą dozą nieformalności w relacjach międzyludzkich. Koncentrują się na wynikach i uważają, że wszystko można wynegocjować. Są elastyczni – jeśli rozumieją położenie drugiej strony, są skłonni zmodyfikować swoje stanowisko. Europejczycy (Niemcy, Szwajcarzy, Austriacy) nakierowani są – podobnie jak Amerykanie – na indywidualizm i punktualność, ale są od nich znacznie bardziej formalni w relacjach. Ponadto Brytyjczycy, Niemcy, Norwegowie, Szwedzi i Francuzi przywiązują dużą wagę do planu negocjacji i do faktów zawartych na piśmie. W przypadku Włochów lub Hiszpanów spotykamy się z większą otwartością, a wręcz z wylewnością. Negocjujących Latynosów cechuje brak punktualności, koncentracja na najbliższej przyszłości i brak zainteresowania planowaniem długofalowym. Negocjacje z nimi przebiegają bez ustalonego harmonogramu, często bazują na improwizacji i spontanicznym zachowaniu. Dla Latynosów stosunki osobiste i przyjaźnie są kluczem do sukcesu, ale zbudowanie z nimi takich relacji to, czasochłonny proces.

Kluczem do sukcesu w negocjacjach z przedstawicielami krajów Dalekiego Wschodu jest cierpliwość. Kultury azjatyckie są zorientowane na kolektywizm, co oznacza, że niemal na każdym etapie negocjacji potrzebna jest zgoda całej grupy. Negocjatorzy z Azji są bardzo wrażliwi na zachowanie twarzy, dlatego nie należy ich stawiać w przymusowych sytuacjach. Dla nich wyjście z negocjacji z twarzą jest ważniejsze niż zawarcie umowy. Do tego Japończycy wyróżniają się przywiązaniem do tradycji rytuałów. Przykładem tego może być sposób, w jaki wymieniają się wizytówkami – podają je, trzymając w obu dłoniach, kłaniają się przy tym tak, jakby dawali partnerowi część samego siebie. Badania wykazują, że sukcesy w negocjacjach z przedstawicielami kultur azjatyckich odnoszą ci, którzy są cierpliwi, taktowni, a przede wszystkim niezwykle starannie przygotowani również od strony kulturowej.

W przypadku partnerów z Bliskiego Wschodu mamy zwykle do czynienia z chaosem w negocjacjach, niedotrzymywaniem terminów i rozważaniami natury filozoficznej, odbiegającymi często od meritum sprawy. Z powodu dużej różnorodności kultur bliskowschodnich wskazane jest staranne przygotowanie się do rozmów.

Kiedy możemy mówić o sukcesie w negocjacjach?

Efektywni negocjatorzy definiują sukces nie w kategoriach zwycięstwa nad partnerami, ale w kategoriach osiągnięcia optymalnych rezultatów dla siebie, zgodnie z przyjętymi celami. Ponieważ w wielu sytuacjach i grach negocjacyjnych do głosu dochodzi nasza druga natura – wolimy sami nic nie zyskać, ale i partnerowi nie dać nic. Warto pamiętać, że satysfakcjonujące negocjacje opierają się na zaufaniu, budowaniu długofalowej współpracy i korzyściach osiągniętych przez obie strony.

Jacek Walkiewicz

Psycholog i humanista podróżujący po świecie. Wiedzę o człowieku, którą zdobywa, przemierzając kontynenty, adaptuje do naszej polskiej i europejskiej rzeczywistości. Specjalista w dziedzinie psychologii biznesu.